Dado dita o formato no Excel
Dicas para usar os recursos de formatação condicional e deixar as informações mais atraentes
Inaugurado no Microsoft Excel 97, o recurso de formatação condicional é bastante útil para deixar as planilhas mais bonitas e informativas, ao aplicar cores e elementos gráficos em algumas células com base nas informações contidas. Nas versões seguintes, a formatação condicional ganhou ainda mais recursos e opções de design, tornando-se um elemento essencial no Excel. Selecionamos algumas das principais dicas para quem quer usar a recurso para ilustrar melhor a apresentação dos dados.
O básico da condicional
Criar uma formatação condicional é bem simples. Basta selecionar os dados e acessar Página Inicial >Formatação Condicional. A primeira opção do menu Realçar Regras das Células permite fazer diversas operações, como indicar valores repetidos ou marcar somente números em um determinado intervalo. Mas a ferramenta permite criar regras avançadas. Para isso, acesse Nova Regra. Há seis opções de critério para marcação, sendo que o último permite usar uma fórmula personalizada.
Ícones nas células
Além das cores, é possível usar ícones como indicativo dos valores da planilha. Isso é útil, por exemplo, para marcar aprovados em uma lista de alunos ou separar os melhores desempenhos dos setores de uma empresa. Para exibir esses ícones, acesse Página Inicial > Formatação Condicional >Conjuntos de Ícones. Escolha um design e pronto. A definição do ícone correspondente a cada valor é feita de forma automatizada pelo Excel, usando os valores das células selecionadas. Para indicar seus próprios números, acesse o item Mais Regras, dentro de Conjuntos de Ícones. Na janela que surge, indique o valor mínimo ou máximo correspondente a cada ícone e clique em OK.
Desenhos personalizados
Os ícones previamente definidos no Excel não são os ideais para sua planilha? Há uma forma simples de obter mais opções de desenho. Basta explorar os ícones da fonte Wingdings, que vem com o Windows. Para isso, rode o utilitário Mapa de Caracteres e, no campo Fonte, escolha o item Wingdings. Dê um duplo clique no desenho desejado e, depois, pressione Copiar. Cole o caractere no Bloco de Notas do Windows para visualizar a letra correspondente nas fontes “normais”. Por exemplo, o sinal de OK, com o polegar levantado, equivale à letra C. Crie uma coluna ao lado dos dados e use a fórmula =SE(A1>valor_definido;"C";"D"), substuindo A1 pela célula apropriada, valor_definido para um mínimo para o OK, assim como C e D pelos símbolos escolhidos na fonte. Copie a fórmula para as outras células da coluna. Por fim, selecione a coluna toda e, na guia Página Inicial, troque a fonte para Wingdings. É possível, claro, trocar a condição que é o primeiro argumento da fórmula SE para outros cálculos mais complexos.
Gráfico junto aos dados
Em vez de uma cor ou um ícone, é possível mostrar uma barra na própria célula, com tamanho proporcional ao máximo do conjunto de dados selecionado. Para isso, selecione um conjunto de células (o recurso funciona melhor com a seleção abrangendo toda uma coluna ou linha da tabela, já que os máximos e mínimos são calculados automaticamente). Depois, acesse Página Inicial > Formatação Condicional > Barras de Dados. Por fim, escolha uma opção de visual. Todas as células selecionadas recebem um gráfico imediatamente.
Copie só as regras
Depois de montar uma boa configuração de formatação condicional, pode ser preciso refazer o trabalho para outra planilha semelhante. Começar do zero? Nem pensar. O Excel permite copiar somente a formatação para outras células, deixando de fora dados e fórmulas. Para isso, copie uma das células com a formatação desejada. Depois, clique na célula que receberá esse design. Na guia Página Inicial, abra as opções na seta abaixo de Colar. Na seção Outras Opções de Colar, escolha o item Formatação (com desenho de pincel e de percentual).
Limpe a formatação
Quer recomeçar o design da planilha do zero? Então, é preciso remover toda a formatação condicional. Fazer isso é bem simples. Acesse Página Inicial > Formatação Condicional > Limpar Regras. É possível limpar a formatação condicional de toda a planilha ou de um intervalo previamente selecionado de células.
Gráficos nas células
O Excel 2010 inaugurou outro recurso legal para deixar as planilhas mais bonitas. Trata-se dos minigráficos (sparklines, em inglês). Eles são perfeitos para ilustrar, de forma reduzida, a evolução de uma sequência de dados ao longo do tempo. Para incluir esse recurso em sua planilha, acesse a guia Inserir e selecione uma das opções na seção Minigráficos (linha, coluna ou Ganhos/Perdas). Depois, é só indicar a lista de dados, a célula que receberá o minigráfico e clicar em OK.
Fonte: http://info.abril.com.br/dicas/escritorio/dado-dita-o-formato-no-excel.shtml
Acessado em 02/12/2015 - 17h05m
